طريقة انشاء الفاتورة الالكترونية (EInvoice) خطوة بخطوة

خطوات التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية بداية من الختم الإلكتروني حتى استخدام البوابة"

في ظل التحول الرقمي اللي بتشهده مصر في الفترة الأخيرة، أصبحت الفاتورة الإلكترونية خطوة أساسية لكل الشركات والأعمال التجارية. وابتداءً من تطبيق منظومة الفاتورة الإلكترونية التابعة لـ مصلحة الضرائب المصرية، بقى لازم على كل ممولي الضرائب الالتزام بإصدار فواتيرهم من خلال النظام الإلكتروني الجديد. في المقال ده، هنتكلم بالتفصيل عن طريقة عمل الفاتورة الإلكترونية في مصر، وهنشرح خطوات التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية، والمتطلبات الأساسية، وكمان إزاي تنشئ الفاتورة بشكل صحيح وتتجنب الأخطاء اللي ممكن تعرضك للمسائلة القانونية أو الغرامات. سواء كنت صاحب شركة أو محاسب، المقال ده هيكون دليل عملي ومبسط ليك.

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هي وثيقة تجارية رقمية تُستخدم لتوثيق عملية بيع سلعة أو تقديم خدمة، بديلة عن الفاتورة الورقية التقليدية. تصدر هذه الفاتورة وتُرسل وتُحتفظ بها إلكترونيًا عبر نظام إلكتروني معتمد من الجهات الحكومية، بحيث تكون معتمدة قانونيًا وموثوقة.

تحتوي الفاتورة الإلكترونية على نفس البيانات الأساسية التي توجد في الفاتورة الورقية، مثل:

بيانات البائع والمشتري

تفاصيل المنتجات أو الخدمات

الأسعار والكميات

الضرائب والخصومات

المبلغ الإجمالي

لكنها تتميز بأنها:

تصدر إلكترونيًا وتُسجل في منصة رسمية
تتيح تتبعها والتحقق منها بسهولة من قبل الجهات الحكومية والشركات
تقلل من الأخطاء اليدوية والتلاعب
تسرع من إجراءات الفوترة والدفع

باختصار، الفاتورة الإلكترونية هي نقلة نوعية في طرق التعامل التجاري والمالي، تعزز الشفافية وتسهّل العمليات وتحافظ على حقوق الأطراف المختلفة.

منظومة الفاتورة الإلكترونية: تعريفها ودورها

تعريف منظومة الفاتورة الإلكترونية:

منظومة الفاتورة الإلكترونية هي منصة رقمية مركزية تم إنشاؤها من قبل وزارة المالية المصرية لإصدار وتسجيل وتخزين الفواتير الإلكترونية. تعتمد هذه المنظومة على التكنولوجيا الحديثة لضمان الشفافية و الدقة في توثيق المعاملات التجارية بين الشركات، وتتيح مراقبة وتتبع الفواتير بشكل لحظي من قبل الجهات الضريبية.

تتطلب هذه المنظومة من الشركات إصدار الفواتير الإلكترونية باستخدام أنظمة محاسبية متوافقة مع المنظومة، ويجب إرسال الفواتير إلى المنظومة الإلكترونية للمراجعة والاعتماد قبل أن تُعتبر صالحة قانونيًا.

دور منظومة الفاتورة الإلكترونية:

الحد من التهرب الضريبي:

تساهم المنظومة بشكل رئيسي في تقليل التهرب الضريبي، حيث أن جميع الفواتير التي تصدر من الشركات تُسجل في النظام الإلكتروني بشكل دقيق ويصعب التلاعب فيها.

تقوم المنظومة بمراقبة جميع المعاملات التجارية والتأكد من أن الضرائب يتم دفعها بالشكل الصحيح والوقت المحدد.

تحسين كفاءة المعاملات التجارية:

تسهم المنظومة في تسريع إجراءات إصدار الفواتير والاحتفاظ بها إلكترونيًا، مما يتيح توفير الوقت والجهد الذي كان يُهدر في التعامل مع الفواتير الورقية.

تعزز هذه المنظومة من الشفافية في عملية الفوترة، حيث يمكن متابعة الفواتير بسهولة من قبل الأطراف المعنية.

تعزيز الدقة والتقليل من الأخطاء:

تساعد المنظومة على تقليل الأخطاء البشرية التي قد تحدث عند التعامل مع الفواتير الورقية أو حتى في بعض الأنظمة المحاسبية التقليدية.

يتم مراجعة الفواتير آليًا من قبل النظام للتحقق من صحتها قبل الموافقة عليها.

الربط بين الجهات الحكومية والشركات:

المنظومة تعمل كحلقة وصل بين الهيئات الضريبية والشركات، مما يُسهل التواصل والمراجعة المستمرة للبيانات الضريبية.

تقدم المنظومة تقارير فورية و معلومات تحليلية تساعد في اتخاذ القرارات بشأن السياسات الضريبية.

تسهيل عمليات التدقيق والرقابة:

تمكن المنظومة الهيئات الضريبية من إجراء التدقيقات الضريبية بسهولة عن طريق الوصول إلى جميع الفواتير المسجلة إلكترونيًا.

توفر المنظومة بيانات دقيقة و شاملة حول الفواتير، مما يُسهل مراقبة النشاطات الاقتصادية.

المساهمة في التحول الرقمي:

تعد منظومة الفاتورة الإلكترونية خطوة هامة نحو التحول الرقمي في مصر، حيث تشجع الشركات على الانتقال إلى أنظمة إلكترونية تُسهل وتُحسن من سير العمل.

تعزز هذه المنظومة من تطوير البنية التحتية الرقمية للأنظمة الحكومية والقطاع الخاص، وتدعم التحول الرقمي في جميع العمليات التجارية.

مزايا الفاتورة الإلكترونية

الفاتورة الإلكترونية تقدم العديد من المزايا التي تجعلها أداة أساسية في تطوير النظام المالي والإداري في الشركات. تتجاوز هذه المزايا مجرد التحول الرقمي، حيث توفر العديد من الفوائد التي تساعد في تحسين الكفاءة وتقليل التكاليف وتعزيز الشفافية. إليك أبرز مزايا الفاتورة الإلكترونية:

1. تحسين الكفاءة وتقليل التكاليف

تسريع العمليات:

بدلاً من التعامل مع الفواتير الورقية التي تتطلب وقتًا وجهدًا كبيرًا في التعامل اليدوي، تُسرع الفاتورة الإلكترونية من إصدار الفواتير ومراجعتها بشكل فوري، مما يقلل من وقت معالجة البيانات.

توفير التكاليف:

تقليل الحاجة للطباعة، التخزين المادي، الملفات الورقية، و البريد، مما يسهم في خفض التكاليف التشغيلية المتعلقة بالفواتير الورقية.

2. الحد من التلاعب والتزوير

زيادة الشفافية:

الفاتورة الإلكترونية محفوظة بشكل رقمي في منظومة موثوقة مع إجراءات أمان قوية، مما يقلل من احتمالات التلاعب أو التزوير. البيانات يتم التحقق منها تلقائيًا ويتم تتبعها بسهولة.

التوثيق الرقمي:

عند إصدار الفاتورة الإلكترونية، يتم توليد رقم فريد لكل فاتورة، ما يجعل التزوير مستحيلاً ويسهل تتبع الفاتورة خلال كافة مراحلها.

3. تحسين دقة الحسابات

تقليل الأخطاء البشرية:

الفاتورة الإلكترونية تعتمد على التسجيل التلقائي للبيانات عبر الأنظمة المحاسبية المتوافقة مع المنظومة، مما يقلل من فرص الأخطاء البشرية في الحسابات وإدخال البيانات.

التأكد من المطابقة:

تقوم المنظومة بمراجعة الفواتير آليًا للتأكد من صحتها، بما في ذلك التأكد من تطابق الأرقام الضريبية وتفاصيل المعاملات.

4. الامتثال الضريبي

الامتثال لقوانين الضرائب:

الفاتورة الإلكترونية تساهم في تحقيق التوافق الكامل مع الأنظمة الضريبية، مما يسهل على الشركات إعداد التقارير الضريبية بشكل دقيق والامتثال للقوانين الضريبية المحلية والدولية.

مراقبة فورية من الجهات الضريبية:

تُسجل الفاتورة بشكل مباشر في النظام الضريبي، مما يسهل على الجهات المختصة مراقبة المعاملات التجارية في الوقت الفعلي. هذا يعزز من دقة تحصيل الضرائب ويقلل من التهرب الضريبي.

5. سهولة الوصول إلى الفواتير وتخزينها

التخزين الرقمي:

الفواتير الإلكترونية مخزنة بشكل آمن في النظام المركزي، مما يسهل الوصول إليها في أي وقت من أي مكان.

التخزين طويل المدى:

لا داعي للقلق بشأن فقدان الفواتير الورقية أو تلفها، حيث تبقى الفواتير الإلكترونية محفوظة بشكل دائم في النظام، مما يسهل استرجاعها عند الحاجة.

6. تسهيل التتبع والمراجعة

التتبع الفوري:

تُسجل الفواتير في النظام بشكل مباشر، ما يتيح التتبع الفوري لكافة المعاملات التي تمت بين الشركات والعملاء. يمكن للشركات والجهات الضريبية مراجعة البيانات في الوقت الفعلي.

التقارير والتحليلات:

من خلال التكامل مع الأنظمة المحاسبية، يمكن إنشاء تقارير تحليلية و مراجعة الأداء المالي بشكل أكثر دقة وفاعلية.

7. تسهيل الدفع والتحصيل

سرعة الدفع:

تساعد الفاتورة الإلكترونية في تسريع عملية الدفع عبر الإنترنت، حيث يمكن إرسال الفواتير بشكل فوري إلى العملاء مع خيارات دفع إلكترونية، مما يقلل من الوقت بين إصدار الفاتورة واستلام المدفوعات.

تحسين التدفقات النقدية:

تسهم الفاتورة الإلكترونية في تقليل التأخير في الدفع والتحصيل، وبالتالي تحسين التدفقات النقدية للشركة.

8. تعزيز الأمان والحماية

أمان البيانات:

تستخدم الفاتورة الإلكترونية تقنيات التشفير لحماية البيانات، مما يقلل من مخاطر السرقة أو التلاعب بالمعلومات.

التحقق من الهوية:

تتم عملية إصدار الفاتورة وتوثيقها عبر أنظمة آمنة مثل التوقيع الإلكتروني و الرموز الأمنية، مما يضمن أمان المعاملات وحمايتها من التزوير.

9. زيادة الاحترافية والتوافق مع معايير الدولية

زيادة الثقة مع العملاء:

باستخدام الفاتورة الإلكترونية، تُظهر الشركات مستوى عالٍ من الاحترافية في تعاملاتها التجارية، مما يعزز من ثقة العملاء.

التوافق مع المعايير الدولية:

الفاتورة الإلكترونية تتماشى مع المعايير الدولية التي تروج لها المنظمات العالمية مثل المعايير المحاسبية الدولية (IFRS).

10. تسريع الإجراءات الحكومية والتدقيق الضريبي

التدقيق الضريبي السريع:

المنظومة الإلكترونية تسهل على الجهات الحكومية إجراء التدقيق الضريبي بشكل دوري وفوري دون الحاجة إلى المراجعة اليدوية.

الموافقة السريعة:

في حالة وجود أي اختلافات أو مشاكل في الفاتورة، يمكن للمراجعين معالجتها بسرعة وإصدار الفاتورة إلكترونيًا بدون تأخير.

من هم الملزمون بالتسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية؟

في إطار التحول الرقمي وتحسين الإجراءات الضريبية في مصر، أصدرت وزارة المالية قرارًا يُلزم جميع الشركات المسجلة في مصلحة الضرائب بتسجيل الفواتير الإلكترونية عبر منظومة الفاتورة الإلكترونية. ولكن هناك بعض الفئات التي تتفاوت في ضرورة التسجيل بناءً على حجم النشاط التجاري وقوانين مصلحة الضرائب. إليك من هم الملزمون بالتسجيل:

1. الشركات المسجلة في مصلحة الضرائب على القيمة المضافة

الشركات التي تزاول نشاطًا تجاريًا في المجالات الخاضعة لضريبة القيمة المضافة (VAT) ملزمة بالتسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية.

يُشمل ذلك جميع المكلفين بضريبة القيمة المضافة من شركات أفراد ومؤسسات تتجاوز مبيعاتها الحد الأدنى المطلوب من حيث حجم المبيعات السنوية حسب القوانين الضريبية المحلية.

2. الشركات التي تتعامل مع الحكومة أو القطاع العام

الشركات التي تقدم خدمات أو سلعًا إلى الجهات الحكومية أو القطاع العام يجب أن تسجل في المنظومة، حيث يتطلب التعامل مع الجهات الحكومية إصدار فواتير إلكترونية.

3. الشركات الكبرى والمتعددة الفروع

الشركات التي تعتبر كبار المكلفين والتي لها عدة فروع أو عمليات تجارية كبيرة يتم إلزامها بالتسجيل في المنظومة، بهدف تتبع جميع المعاملات التجارية المتعلقة بها.

هذه الشركات عادة ما تكون مخاطبة مباشرة من مصلحة الضرائب وتُطلب منها الاشتراك في المنظومة في وقت مبكر نظرًا لضخامة عملياتها.

4. الشركات التي تصدر فواتير متعددة أو دائمة

الشركات التي تصدر عددًا كبيرًا من الفواتير بشكل مستمر أو متكرر (مثل شركات التجارة الإلكترونية، شركات البيع بالجملة، شركات الخدمات) ملزمة بالتسجيل في المنظومة، حيث تُساعد المنظومة في مراقبة العمليات التجارية بشكل فوري.

5. الشركات التي تشارك في التجارة عبر الإنترنت أو التوريد عبر المنصات الرقمية

الشركات التي تقدم منتجات أو خدمات عبر الإنترنت أو من خلال منصات التجارة الإلكترونية مثل المتاجر الإلكترونية والمزودين على الإنترنت، يجب عليها التسجيل في المنظومة لتوثيق الفواتير بشكل رقمي، مما يسهل التعامل مع العملاء المحليين والدوليين.

6. الشركات ذات التعاملات مع مستوردين أو موردين من الخارج

الشركات التي تقوم بالتصدير أو الاستيراد أو تتعامل مع مستوردين وموردين دوليين تلتزم بالتسجيل في المنظومة لتوثيق المعاملات عبر الحدود.

7. المنشآت الصغيرة والمتوسطة:

في البداية، كانت المنشآت الصغيرة والمتوسطة غير ملزمة، لكن مع توسع المنظومة، يُتوقع أن يتم تضمين هذه الشركات تدريجيًا في النظام، خاصة تلك التي تتعامل مع حجم معاملات أعلى أو تصل إلى حد معين من الإيرادات.

8. الشركات التي تقوم بتقديم خدمات أو سلع ذات قيمة مضافة عالية

الشركات التي تقدم منتجات أو خدمات ذات قيمة مضافة عالية، مثل شركات الخدمات المالية أو الشركات الاستشارية، تُطلب منها أيضًا التسجيل في النظام.

التسجيل الاختياري لبعض الشركات:

الشركات غير المسجلة في مصلحة الضرائب أو التي لا تقوم بالمعاملات الخاضعة لضريبة القيمة المضافة (مثل الشركات الصغيرة جدًا أو الأعمال الفردية ذات الإيرادات المحدودة) قد لا تُلزم بالتسجيل، لكن يمكنها التسجيل طوعًا للاستفادة من المزايا الرقمية والمحاسبية التي توفرها المنظومة.

خطوات التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية

أولاً: الحصول على الختم الإلكتروني

يُعد الختم الإلكتروني خطوة أساسية للتسجيل الذاتي، ويمكن الحصول عليه من إحدى الشركات المعتمدة مثل:

شركة إيجيبت تراست
شركة مصر المقاصة
شركة فيكسد مصر

ثانيًا: التسجيل الذاتي عبر الإنترنت

الدخول إلى بوابة التسجيل

إدخال رقم التسجيل الضريبي للشركة.

قراءة والموافقة على الشروط وسياسة الخصوصية.

تحميل شهادة الختم الإلكتروني على الجهاز.

إتمام عملية التسجيل باستخدام الختم الإلكتروني.

ثالثًا: التسجيل من خلال المأمورية

في حال عدم القدرة على التسجيل الذاتي، يمكن التوجه إلى المأمورية الضريبية المختصة وتقديم المستندات التالية:

طلب تسجيل في المنظومة.

صورة من البطاقة الضريبية.

صورة من بطاقة الرقم القومي للممثل القانوني.

صورة من شهادة القيمة المضافة (إن وجدت).

رابعًا: تقديم طلب استخدام بوابة الفاتورة الإلكترونية

بعد التسجيل، يجب تقديم طلب لاستخدام بوابة الفاتورة الإلكترونية (البورتال) من خلال:

إرسال بريد إلكتروني إلى المأمورية المختصة يحتوي على:

بيانات الممول.

عنوان الشركة.

صورة من طلب استخدام البورتال.

صورة من البطاقة الضريبية.

أو التوجه مباشرة إلى المأمورية أو أحد مراكز دعم الفاتورة الإلكترونية.

خطوات إنشاء الفاتورة الإلكترونية عبر البوابة الرسمية

1. تسجيل الدخول إلى بوابة الفاتورة الإلكترونية

ادخل على الموقع الرسمي

سجّل الدخول

ستفتح معك الصفحة الرئيسية للمنظومة :

ثم نضغط علي الوثائق ثم وثيقة جديدة :

ستفتح معك هذه النافذه :

نختار نسخة الفاتورة V 1.0 وهذه النسخة هي الموقعة الكترونيا ومعترف بها :

ثم نضغط ابدأ
ستفتح معك هذه النافذه :
هنكتب رقم الفاتورة الداخلي (الرقم اللي عايز اطلع بيه الفاتورة)
هنسيب التاريخ تلقائي

بعد كده هنختار بيانات المشتري :
(شخص - اعمال - اجنبي)
ان كان شخص نقدر نكتب اسمه ورقمه القومي
ان كان اجنبي نكتب اسمه ورقم الباسبور
ان كان اعمال (شركة) نكتب الرقم الضريبي الموحد ( ال 9 ارقام اللي موجودين في البطاقة الضريبية)
بعدين نضغط استمر

ستفتح هذه النافذه :
نضغط علي اضافة تفاصيل (اي المنتجات)

تسفتح معنا هذه النافذه :
هنختار الكود EGS ونضيف الكود بتاعنا.
وهنكتب الكمية
وهنضيف السعر

يمكن التعديل علي وصف السلعة واكتب الوصف بتاعي من هنا :

ننزل تحت شوية ونضغط علي (اضف) لاختيار نوع الضريبة
نوع ضريبة القيمة المضافة هو (T1) (V9)
نكتب في المربع اللي تحت كلمة (المعدل) 14 بشكل يدوي
بعدين نضغط اضف

بعد ما ضيفنا المنتج ممكن اضيف رقم امر التوريد (ان وجد) في الخانة التالية :

اخر خطوة مراجعه قيمة الفاتورة ومطابقتها
اذا كل شيء تمام اضغط تسجيل وارسال ثم اكتب الرقم السري للتوقيع الالكتروني (Token)

بعد هذه الخطوة سيتم ارسال الفاتورة وظهورها في الوثائق الاخيرة.

الأسئلة الشائعة حول التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية

1. من هم الملزمون بالتسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية؟

جميع الشركات المسجلة في مصلحة الضرائب على القيمة المضافة ملزمة بالتسجيل، بالإضافة إلى الشركات التي تتعامل مع الجهات الحكومية أو حجم تعاملاتها يتجاوز الحد الأدنى المحدد.

2. هل يمكن للشركات الصغيرة التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية؟

نعم، يمكن للشركات الصغيرة التسجيل طوعًا للاستفادة من مزايا الفاتورة الإلكترونية، وقد يُطلب منهم التسجيل مستقبلاً حسب تحديثات القوانين.

3. كيف يمكنني إنشاء حساب على بوابة الفاتورة الإلكترونية؟

يتم التسجيل عبر بوابة الهوية الرقمية باستخدام الرقم القومي أو رقم التسجيل الضريبي، ومن ثم تفعيل الحساب من خلال خطوات سهلة داخل الموقع.

4. هل أحتاج إلى برنامج محاسبي خاص لاستخدام منظومة الفاتورة الإلكترونية؟

يمكنك استخدام برامج محاسبية متوافقة مع المنظومة أو إصدار الفواتير مباشرة عبر البوابة الإلكترونية الحكومية دون الحاجة لبرنامج خارجي.

5. ما هي الوثائق المطلوبة أثناء التسجيل في المنظومة؟

تحتاج إلى رقم التسجيل الضريبي، بيانات الشركة الأساسية، وربما توقيع إلكتروني معتمد حسب نوع وحجم الشركة.

6. هل التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية مجاني؟

نعم، التسجيل في المنظومة مجاني من جانب الحكومة، ولكن قد تكون هناك تكاليف مرتبطة باستخدام برامج محاسبية أو خدمات مزودي الخدمة.

7. كيف يمكنني تحديث بيانات شركتي في المنظومة؟

يمكن تحديث البيانات عبر حسابك في بوابة الفاتورة الإلكترونية، أو من خلال التواصل مع الجهات المختصة في مصلحة الضرائب.

8. ماذا أفعل إذا واجهت مشاكل في تسجيل الدخول أو إصدار الفواتير؟

يمكنك التواصل مع الدعم الفني للمنظومة عبر القنوات الرسمية مثل البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف المخصص للدعم.

9. هل الفاتورة الإلكترونية لها نفس القيمة القانونية مثل الفاتورة الورقية؟

نعم، الفاتورة الإلكترونية معتمدة قانونيًا وتعتبر رسمية وملزمة مثل الفاتورة الورقية.

10. هل يمكن إلغاء أو تعديل فاتورة إلكترونية صادرة؟

نعم، يمكن إلغاء أو تعديل الفواتير الإلكترونية وفقًا للضوابط والإجراءات التي تحددها منظومة الفاتورة الإلكترونية.

المصادر المعتمدة للاستزادة حول الفاتورة الإلكترونية ومنظومتها

البوابة الرسمية لمنظومة الفاتورة الإلكترونية المصرية

https://invoicing.eta.gov.eg

الموقع الرسمي للمنظومة يقدم شرحًا تفصيليًا وإرشادات التسجيل وإصدار الفواتير.

وزارة المالية المصرية

https://www.mof.gov.eg

مصدر رسمي لأحدث القرارات والتشريعات الضريبية المتعلقة بالفاتورة الإلكترونية.

الهيئة المصرية للرقابة المالية

https://www.fra.gov.eg

تقدم تقارير وإرشادات حول التحول الرقمي في القطاع المالي، بما يشمل الفاتورة الإلكترونية.

دليل الضرائب المصرية - مصلحة الضرائب

https://www.eta.gov.eg

موقع مصلحة الضرائب يوفر إرشادات ونماذج وأخبار خاصة بالالتزام الضريبي والفواتير الإلكترونية.

مقالات تهمك!

لو كنت استفدت من المقال ده وعايز تتوسع في موضوعات تانية، عندنا ليك مجموعة مقالات هتفيدك وتخليك تتعلم أكتر:

✨ شكرًا لزيارتك، وإن شاء الله تشوفك قريب في المقالات الجاية! ✨